Nouveaux outils collaboratifs : contrôler et piloter le foisonnement

Nouveaux outils collaboratifs : contrôler et piloter le foisonnement

La transformation numérique créée de profonds bouleversements dans les entreprises, avec à la clé une nécessité de mieux collaborer, souvent en temps réel. Les équipes doivent utiliser les nouveaux outils de communication numériques qui sont déployés massivement – mais ni leur usage ni leur foisonnement ne sont toujours bien encadré.
Tel était le sujet du dîner-débat IDC organisé avec Telstra le 8 décembre dernier

Transformez-vous, il en restera toujours quelque chose ! Depuis quelques années cette injonction lancée aux entreprises et à leurs dirigeants doit accélérer l’arrivée du numérique. Mais voilà, il faut pour cela briser les fameux silos qui cloisonnent généralement les activités et les modes de pensée. Le premier mot d’ordre est alors « communiquez les uns les autres » avec, à la clé, la nomination d’un Chief Digital Officer faisant office à la fois de facilitateur entre les différentes BU et de stimulateur de projets. Certes. Mais au-delà de cette volonté, ce « communiquer ensemble » doit être appuyé par toute une panoplie d’outils dont l’objectif est de favoriser les échanges en interne, bien entendu, mais également avec tout l’écosystème client et partenaire de l’entreprise.

Pour sa part, le DSI doit devenir un Chief Integration Officer ou un Chief Development Officer qui doit contribuer à l’innovation des métiers, et proposer des solutions simples, interopérables et sécurisées. Son challenge va être de jongler avec les plateformes de collaboration et redéfinir les procédures et les métiers grâce au machine learning.

Comment le collaboratif peut-il devenir un avantage concurrentiel dans une économie du temps réel ? C’est à cette question que nos invités du 8 décembre dernier on tenté de répondre. Premier point commun : toutes les entreprises présentes lors de notre diner exploitent des outils collaboratifs. Skype, Yammer, Office 365, Jive Chatter et autre Webex font désormais partie de le boite à outils déployée par les DSI. Pour beaucoup de nos invités, cette approche temps réel avait pour motivation une réduction drastique de l’email. Logique, l’usage détourné de la messagerie électronique ne va pas sans problème puisque celle-ci sert à tout ou presque (échange de fichiers, partage d’agenda, discussions, etc.), les conséquences pour les DSI n’étant pas neutres (volumes de données, occupation réseau, stockage, gestion serveur…). Mais, comme l’a souligné un de nos DSI, « malgré la prolifération de ces outils, on n’a pas vraiment vu de diminution du nombre de mails et les usages ne sont pas vraiment codifiés ». En conséquence, tous s’accordent pour dire que les outils collaboratifs ont un sens mais qu’il est important de définir des règles d’usage et des objectifs, sous peine de rester dans l’expérimentation ou le bénéfice individuel…

Et le collaboratif dans le cloud ? Et bien la réponse est toujours la même : « tout dépend de la localisation des données et de la sécurité qu’impose celles-ci ». Le chiffrement ne semble pas être une garantie suffisante car « même en version encryptée, on se méfie, car le cryptage d’aujourd’hui sera cracké demain ».

Alors, finalement, qui décide ? Et bien il ne faut pas négliger le poids du juridique et des RH. Pour nos DSI il ne vaut pas négliger la mise en place d’une charte d’utilisation des outils collaboratifs et des réseaux sociaux que les employés doivent signer dès l’embauche. Quant à la conduite du changement, les avis sont résolument partagés : « former et accompagner les utilisateurs ou les laisser se former sur le tas et faire ce qui leur est utile… ».

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